privacybeleidprivacybeleid

Privacyverklaring
SmartHub Achterhoek draagt zorg voor de koppeling tussen ondernemer en talent. Zij wijst de talenten op verbogen parels, omdat ondernemers de talenten vaak een fantastische stage, afstudeerplek of carrière aan kunnen bieden.

SmartHub Achterhoek is een onderdeel van Regio Achterhoek.
SmartHub Achterhoek is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergeven in deze privacyverklaring. SmartHub Achterhoek respecteert de privacy van jou als (website)bezoeker, talent, ondernemer, onderwijsinstelling, andere samenwerkingspartner of dienstverlener.

SmartHub Achterhoek vindt een goede omgang met persoonsgegevens dan ook van groot belang en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die je verstrekt, vertrouwelijk en in overeenstemming met geldende wetgeving wordt behandeld.

Dit doet zij onder andere door zich te houden aan de wettelijke kaders die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) biedt. Het moet voor jou als betrokkene namelijk inzichtelijk zijn in hoeverre en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast moet er een gerechtvaardigde reden zijn om persoonsgegevens te verwerken. De manier waarop en de mate waarin persoonsgegevens worden verwerkt, staan dan ook in verhouding tot het te dienen doel. Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van jou als betrokkene zoveel mogelijk beperkt. Er zullen niet meer persoonsgegevens worden verzameld dan strikt noodzakelijk. Ook zullen de gegevens niet langer dan noodzakelijk worden bewaard.

SmartHub Achterhoek draagt er zorg voor dat persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen. Deze zijn afgestemd op het risico van de verwerking. Mocht je vragen hebben over de beveiliging van jouw persoonsgegevens neem dan contact op via info@SmartHub.nl

SmartHub Achterhoek, onderdeel Regio Achterhoek
Raadhuisstraat 25
7001 EX Doetinchem
Kamer van Koophandelnummer: 0921619

Contactpersoon: Marij Striekwold
Telefoonnummer: 0314 32 12 00
Emailadres: info@SmartHub.nl

Verwerking van persoonsgegevens
Website, nieuwsbrief, e-mail en social media
Bij het bezoeken van de website worden het gebruikte IP-adres, het besturingssysteem, en gebruikte internetbrowser verstrekt. Dit is noodzakelijk voor de werking van de website en om internetcriminaliteit tegen te gaan en zo de website bereikbaar en veilig te houden, dit is een gerechtvaardigd belang. Deze gegevens zullen voor de tijd die nodig is om voor een goede werking en beveiliging van de website te zorgen worden bewaard.

Op de website is het mogelijk om je als ondernemer, niet lid zijnde, op te geven voor de SmartHub Achterhoek digitale nieuwsbrief. SmartHub Achterhoek vraagt hiervoor een emailadres. Je kunt naar eigen keuze een voor- en achternaam opgeven, dit is niet verplicht. Het emailadres wordt enkel gebruikt om een nieuwsbrief toe te sturen om jou maandelijks te informeren over de bezigheden en nieuws van SmartHub Achterhoek. Door het invullen van dit emailadres en eventuele voor- en achternaam geef jij hiervoor expliciete toestemming. Onderaan iedere nieuwsbrief tref je een hyperlink waarmee jij je eenvoudig kunt uitschrijven voor ontvangst van de nieuwsbrief.

Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt die je actief aan SmartHub Achterhoek per email verstrekt (Hierbij kun je denken aan voor- en achternaam, telefoonnummer en emailadres of andere persoonsgegevens die je aan ons toestuurt). Ook kun je het contactformulier invullen, waarbij SmartHub Achterhoek vraagt een emailadres en voor- en achternaam in te vullen. Hiermee verleen je expliciete toestemming om over het betreffende onderwerp contact op te nemen of wellicht uitvoering te geven aan afspraken die met elkaar zijn gemaakt of een overeenkomst die is gesloten.
Je kunt ook contact opnemen via een bericht op een betreffende sociale mediapagina. Jouw profiel is zichtbaar indien je aan SmartHub Achterhoek een bericht toezendt, haar volgt, op de knop vind ik leuk klikt of een bericht van SmartHub Achterhoek deelt of een reactie plaatst.

Leden
Ondernemers kunnen zich verbinden aan SmartHub Achterhoek. Zij bieden ruimte aan jong talent en dragen de Achterhoek uit als dé stage en afstudeerregio van Nederland.

Ondernemers schrijven zich middels een bedrijfsnaam, adresgegevens en gegevens van de betreffende contactpersoon zoals naam, emailadres en telefoonnummer in. Tevens zullen zij een betaling verrichten. Hierdoor beschikt SmartHub Achterhoek over een bankrekeningnummer en tenaamstelling. De verzameling van deze gegevens vindt plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst.

Deze gegevens zullen worden gebruikt om te communiceren over events, stage, afstuderen, nieuws en andere bezigheden van SmartHub Achterhoek. De communicatie vindt plaats op basis van de uitvoering van de overeenkomst dan wel het gerechtvaardigde bedrijfsbelang, direct marketing.

Ook is het mogelijk om als ondernemer gebruik te maken van het vacatureplatform, zie meer hiervoor bij het kopje Vacatureplatform, of jouw medewerkers gebruik laten maken van het talentprogramma.

Vacatureplatform
Talenten kunnen reageren op een vacature die staat vermeld op een vacatureplatform. Wil je als talent reageren, dan wordt er gevraagd om een voor- en achternaam, telefoonnummer en emailadres. Daarnaast is het noodzakelijk een sollicitatiebrief, CV en opleiding toe te voegen. Deze persoonsgegevens zullen direct naar de betreffende onderneming worden toegezonden. De betreffende onderneming zal contact met je opnemen, voor bijvoorbeeld ontvangst, uitnodiging en afwijzing. De betreffende onderneming is hiervoor dan ook verantwoordelijk en verantwoordelijk voor de verdere verwerking van de persoonsgegevens.

Ook is het mogelijk om een open sollicitatie te doen, op dat moment wordt enkel gevraagd om een naam, emailadres, telefoonnummer en opleiding. Deze persoonsgegevens zullen direct naar de betreffende onderneming worden toegezonden. De betreffende onderneming zal contact met je opnemen, voor bijvoorbeeld ontvangst, uitnodiging en afwijzing. De betreffende onderneming is hiervoor dan ook verantwoordelijk en verantwoordelijk voor de verdere verwerking van de persoonsgegevens.

Ook is het als ondernemer mogelijk om gebruik te maken van het vacatureplatform. Hier op kunnen vacatures voor stage, afstuderen en banen worden geplaatst. Er wordt bij aanmelding een email aan de ondernemer gestuurd met de inlogmogelijkheid en de verplichting het toegezonden wachtwoord te wijzigen. Na aanmelding is het altijd mogelijk om op de portal in te loggen. Deze persoonsgegevens worden verwerkt in de uitoefening van een overeenkomst.

Talentprogramma
Elke organisatie kan kosteloos een stagiaire of afstudeerder aanmelden voor het talentprogramma. Het is een programma van ongeveer 12 weken waarbij deelnemers inzicht krijgen in hun talenten, bijeenkomen voor workshops, events en praktijkbezoeken.

Er wordt gevraagd naar de bedrijfsnaam en gegevens van de betreffende contactpersoon zoals naam, emailadres en telefoonnummer.
Ook geeft de deelnemer zijn of haar naam en emailadres op. Naam en emailadres worden rechtstreeks door de deelnemers aan de extern inhoudelijk procesbegeleider gecommuniceerd.
Deze persoonsgegevens zijn voor SmartHub Achterhoek ook inzichtelijk.

Deze gegevens worden in ieder geval gebruikt voor de uitoefening van dit talentprogramma. Informatie over het talentprogramma wordt via de extern inhoudelijk procesbegeleider van het talentprogramma toegezonden. De extern inhoudelijk procesbegeleider is verantwoordelijke voor het gehele talentprogramma en bijbehorende verwerking van persoonsgegevens.

Om de praktijkbezoeken mogelijk te maken is het belangrijk dat ondernemers zich hiervoor beschikbaar stellen. Ondernemers melden zich aan door een email te sturen met de bedrijfsnaam en gegevens van de betreffende contactpersoon zoals naam, emailadres en telefoonnummer. De extern inhoudelijk procesbegeleider van het talentprogramma neemt telefonisch contact op om te bespreken hoe het bezoek het beste kan worden vorm gegeven.

SmartHub Achterhoek kan je ook vragen om naam en emailadres te bewaren om na het voltooien van het talentprogramma ook nog met je in contact te blijven. Hiervoor vraagt SmartHub Achterhoek jouw expliciete toestemming.

Beeldmateriaal
Gelet op het feit dat het maken van foto’s en video’s niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van overeenkomst die u als talent of bedrijf met SmartHub Achterhoek heeft, zal zowel voor het maken als voor het plaatsen van foto’s dan wel video’s aan u expliciete toestemming worden gevraagd of zijn toegestaan als er sprake is van een gerechtvaardigd belang.

Evenementen
Voor de organisatie van evenementen van SmartHub Achterhoek kunt u zich aanmelden met een online formulier. Hiervoor vraagt zij een voor- en achternaam en emailadres.

Onderwijsinstellingen
SmartHub Achterhoek heeft contact met onderwijsinstellingen, meer specifiek stage coördinatoren om plekken voor een stage, afstuderen of een baan af te stemmen, zodat de onderwijsinstellingen op de hoogte zijn van het aanbod en SmartHub Achterhoek met ondernemers kan communiceren over de studenten en betreffende opleidingen. SmartHub Achterhoek heeft de gegevens van de onderwijsinstelling, maar ook een voor-achternaam, emailadres en telefoonnummer van de stage coördinatoren. Deze gegevens zijn door hen op basis van de uitvoering van een overeenkomst of expliciete toestemming verstrekt.

Samenwerkingspartners
SmartHub Achterhoek heeft van haar samenwerkingspartners organisatiegegevens en naam, email en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door expliciete toestemming die is gegeven of door de uitvoering van een samenwerkingsovereenkomst. Deze informatie wordt gebruikt voor benadering voor samenwerking en om hen te informeren over zaken aangaande het werkgebied.

Dienstverleners
SmartHub Achterhoek heeft ook contact met dienstverleners. Wij hebben van deze dienstverleners de organisatiegegevens en naam, email en telefoonnummer van de betreffende contactpersoon. Deze persoonsgegevens zijn rechtmatig verkregen door expliciete toestemming die is gegeven of de uitvoering van de overeenkomst die met de betreffende dienstverlener is gesloten.
Om facturen te voldoen aan de dienstverleners verstrekt zij aan SmartHub Achterhoek een factuur met daarop de organisatiegegevens, KvK-nummer, BTW-nummer, bankrekeningnummer en tenaamstelling, dit op basis van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen die hiertoe bestaan.

Doeleinden verwerking
De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • om met je in contact te kunnen treden;
  • het beantwoorden van vragen;
  • uitvoering van de werkzaamheden in het kader van het lidmaatschap;
  • uitvoering van de werkzaamheden in het kader van het vacature platform;
  • uitvoering van de werkzaamheden in het kader van het talentprogramma;
  • contact onderhouden met onderwijsinstellingen, eventuele uitvoering van overeenkomsten;
  • informeren van oud leden talentprogramma;
  • organiseren van evenementen, SmartHubs;
  • het uitoefenen van de werkzaamheden die voortvloeien uit een gesloten overeenkomst met samenwerkingspartners;
  • het uitoefenen van de werkzaamheden die voortvloeien uit de gesloten overeenkomst met dienstverleners;
  • om een ieder zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn;
  • het verrichten van de administratie en boekhoudkundige verplichtingen;
  • het afhandelen van betalingen en versturen van facturen;
  • het versturen van nieuwsbrieven;
  • het maken en plaatsen van beeldmateriaal;
  • het beveiligen en verbeteren van de website en dienstverlening van SmartHub Achterhoek;
  • het voldoen aan eventuele andere wettelijke verplichtingen.

Het op een andere manier verwerken van jouw persoonsgegevens geschiedt alleen voor zover
daarvoor expliciete toestemming verleend.

Je dient er bewust van te zijn dat SmartHub Achterhoek zonder contactgegevens bijvoorbeeld niet met jou in contact kan treden. Ook zonder de gevraagde persoonsgegevens kan SmartHub Achterhoek geen uitvoering geven aan het goed functioneren van een vacatureplatform, een juiste deelname aan het talentprogramma, het uitvoeren van de lidmaatschapovereenkomst en het juist informeren over belangrijke zaken.

Rechten van betrokken
Je hebt het recht om persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om eventuele expliciete toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken, bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, de verwerking te beperken en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je in bepaalde gevallen een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens over te dragen naar een door jou genoemde organisatie of overdraagbaar te maken.

Het is voor SmartHub Achterhoek niet altijd mogelijk om gegevens te verwijderen.

Je kunt een verzoek tot inzage, beperking, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van jouw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van jouw expliciete toestemming of bezwaar op de verwerking van jouw persoonsgegevens sturen naar info@SmartHub.nl. Mocht je hierover vragen hebben dan kun je ook contact opnemen met Marij Striekwold door te bellen 0314-321200. SmartHub Achterhoek reageert zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op jouw verzoek.

Mocht je niet tevreden zijn over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan kun je natuurlijk ook contact opnemen met SmartHub Achterhoek.
SmartHub Achterhoek vindt het belangrijk om samen met jou tot een oplossing te komen. Ook kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag)

Bewaren van persoonsgegevens
SmartHub Achterhoek bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld.

Het IP-adres, browser en besturingssysteem zullen ter beveiliging van de website zal maximaal 4 weken worden bewaard.

Ten aanzien van het contact opnemen via contactformulieren en emails zal frequent worden beoordeeld of persoonsgegevens, in het kader van persoonsgegevens niet langer en niet meer dan noodzakelijk bewaren, al dan niet kunnen worden verwijderd.

Voor de bewaartermijnen op sociale media verwijzen wij je naar de privacyverklaring van de betreffende partij.

SmartHub Achterhoek kan je ook vragen om voor- en achternaam en emailadres te bewaren om na het voltooien van het talentprogramma ook nog met je in contact te blijven. Deze gegevens blijven 5 jaar bewaard. Je verleent hiervoor expliciete toestemming.

Wanneer jij je uitschrijft voor de SmartHub Achterhoek nieuwsbrief zullen jouw persoonsgegevens die hieraan gerelateerd zijn uiterlijk aan het eind van de desbetreffende maand uit het systeem worden verwijderd. Je zult per direct geen nieuwsbrieven meer ontvangen.

SmartHub Achterhoek is vanuit wetgeving verplicht om bepaalde (persoons)gegevens te bewaren. Zo bestaat er een bewaartermijn van 7 jaar op basisgegevens van SmartHub Achterhoek zoals een grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie en e-mails die betrekking hebben op de bedrijfsvoering. Hieronder vallen onder andere geaccordeerde offertes, overeenkomsten, betalingen, facturen en e-mails.

Als er een overeenkomst wordt gesloten met dienstverleners en samenwerkingspartners worden deze gegevens ook bewaard voor zo lang de overeenkomst standhoudt, rekening houdend met de fiscale bewaarplicht. Deze is ook van toepassing op gegevens die in de factuur vermeld staan zoals naam, adres, bankrekeningnummer, tenaamstelling, KvK-nummer en BTW-nummer.
De (bewaartermijnen) van persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van een talentprogramma wordt door een externe inhoudelijk procesbegeleider bepaald. Zij wordt ook aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Denk aan deelnemer, bedrijfs- en contactgegevens.

SmartHub zal ook als verwerkingsverantwoordelijke worden aangemerkt als het gaat om persoonsgegevens die gemoeid zijn met de gesloten overeenkomst en naam en deelnemers van het programma. Vanuit wetgeving is zij verplicht om de gegevens omtrent de overeenkomst 7 jaar te bewaren. De gegevens van de deelnemers zullen door SmartHub Achterhoek worden verwijderd na afloop, tenzij er expliciete toestemming is gegeven deze gegevens langer te bewaren.

Vacatures geplaatst door de onderneming, met bedrijfs- en contactgegevens in staan kunnen zij zelf verwijderen. Als je als lid opzegt zullen de persoonsgegevens van het platform worden verwijderd en zal het niet meer mogelijk zijn in te loggen met gebruikersnaam en wachtwoord.

Solliciteer jij op een vacature dan zullen de gegevens voor de duur van de sollicitatieprocedure bij de betreffende onderneming bewaart blijven. Sollicitatiegegevens dienen door de betreffende onderneming uiterlijk 4 weken na het einde van de procedure verwijdert te worden. Ten aanzien van open sollicitaties is het gebruikelijk een bewaartermijn van 6 maanden te hanteren. De onderneming is hiervoor verantwoordelijk en kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke.

Jij kan als sollicitant expliciete toestemming verlenen om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld zodat de betreffende onderneming contact op kan nemen voor een eventuele andere passende functie. Hierin is een bewaartermijn tot 12 maanden gebruikelijk. De onderneming is hiervoor verantwoordelijk en kan worden aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke.

Persoonsgegevens van deelnemers van evenementen zullen worden verwijderd na afloop van het evenement, tenzij expliciete toestemming bestaat deze persoonsgegevens langer te bewaren.

Delen van persoonsgegevens
Persoonsgegevens worden door meerdere partijen ontvangen. SmartHub Achterhoek deelt deze persoonsgegevens enkel wanneer dit nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst, zij daartoe verplicht zijn op grond van de wet of een gerechtelijke uitspraak, hiertoe expliciete toestemming bestaat of er sprake is van een gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Tussen en SmartHub Achterhoek de derde partijen wordt, wanneer hiertoe een wettelijke verplichting bestaat, een overeenkomst gesloten om afspraken te maken hoe om te gaan met uw persoonsgegevens. Deze afspraken worden schriftelijk vastgelegd en er zal worden toegezien op de naleving daarvan.

Als het gaat om derde partijen kun je denken aan een hostingspartij voor email en website, websitebeheerder, reclame/communicatiebureau, begeleiding voor het talentprogramma, accountantskantoor, boekhoudpakket, marketingplatform/ nieuwsbriefsysteem, emailprogramma en agenda. Het nieuwsbriefsysteem bevindt zich buiten de Europese Unie.

Ook kan er sprake zijn van het inhuren van dienstverleners om bepaalde werkzaamheden uit te oefenen in het kader van de opdracht. Ook deze dienstverleners beschikken in sommige gevallen over bepaalde persoonsgegevens.

Wijziging
Deze privacyverklaring kan door SmartHub Achterhoek worden aangepast. Nieuwe versies worden altijd op de website gepubliceerd. SmartHub Achterhoek raadt jou daarom aan om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je op de hoogte blijft van wijzigingen.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 29 oktober 2020.